CONDICIONES LEGALES CANAL DE DENUNCIAS
Términos de uso del canal de denuncias de niba (Fastlight, S.L.U.)
Condiciones de uso y aviso de privacidad
El Sistema interno de información o canal de denuncias es el canal que niba ha creado para que comuniques (i) cualquier conducta por parte de algún profesional de niba que pueda implicar alguna irregularidad o actuación contraria a la Ley o al Sistema de gobernanza de niba o a las normas de actuación de su Código de conducta dirigidas a los profesionales de niba (ii) la comisión por un proveedor, por uno de sus subcontratistas o por sus respectivos empleados, de algún acto contrario a la legalidad o a lo dispuesto en el Código de conducta en el marco de su relación comercial con niba.
Aunque no es necesario identificarse para efectuar una denuncia, cuando el informante decida hacerlo, niba asegurará el tratamiento confidencial de su identidad y de los datos facilitados, así como la ausencia de cualquier medida adversa o represalia relacionada con la comunicación presentada.
niba comunicará la recepción de las informaciones presentadas a aquellas personas que hayan facilitado sus datos de contacto, dentro del plazo legalmente previsto de siete días naturales desde su recepción, salvo cuando dicha comunicación pueda comprometer la confidencialidad del procedimiento o de la persona informante.
niba analizará y gestionará aquellas comunicaciones que presenten indicios razonables de veracidad y se refieran a hechos comprendidos dentro del ámbito material del Sistema Interno de Información. La tramitación y resolución del expediente se llevará a cabo, con carácter general, en un plazo máximo de tres meses desde la recepción de la comunicación. No obstante, cuando concurran circunstancias que justifiquen una mayor complejidad en la investigación, dicho plazo podrá ampliarse hasta un máximo de tres meses adicionales.
La tramitación de las denuncias se realizará por la Unidad Cumplimiento competente, quien actuará con la debida diligencia y prontitud, respetando en todo caso el derecho a la presunción de inocencia, al honor y a la defensa de las personas afectadas.
Cuando resulte necesario para el adecuado análisis de la comunicación y exista la posibilidad de hacerlo, el responsable de su gestión podrá solicitar al informante aclaraciones, documentación o información complementaria relacionada con los hechos comunicados.
Asimismo, se informa de que, sin perjuicio de la utilización del Sistema Interno de Información de niba, cualquier persona podrá presentar comunicaciones a través de los canales externos habilitados por las autoridades u organismos competentes de conformidad con la normativa aplicable.
Los usuarios del Sistema Interno de Información deberán observar las siguientes pautas de actuación:
- Utilizar el canal de forma diligente y de buena fe, absteniéndose de presentar comunicaciones falsas, maliciosas o carentes de una base razonable.
- Mantener un lenguaje respetuoso y adecuado en la descripción de los hechos comunicados, evitando expresiones ofensivas, vejatorias o que puedan menoscabar la reputación de terceros sin fundamento suficiente.
- Procurar que la información y, en su caso, los datos personales facilitados sean exactos, veraces, completos y, en la medida de lo posible, se encuentren debidamente actualizados.
niba se compromete a proteger tu privacidad y cumplir la legislación de protección de datos personales, en particular, cuando sea aplicable, el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”) y la legislación de protección de datos personales aplicable.
En niba tratamos tus datos personales de manera lícita, leal y transparente, y únicamente para finalidades concretas, legítimas y previamente definidas. Además, solo recopilamos y utilizamos aquellos datos que resultan adecuados y necesarios para cumplir dichas finalidades, conservándolos durante el tiempo imprescindible para ello.
Asimismo, hemos adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger tu información frente a la pérdida, alteración, acceso, uso o comunicación no autorizados. También contamos con procedimientos específicos para detectar, gestionar y responder de forma eficaz a cualquier incidente de seguridad que pudiera afectar a tus datos personales.
A través de este aviso de privacidad queremos explicarte de forma clara y transparente cómo trataremos tus datos personales cuando realices una consulta o comuniques una posible irregularidad a través del Sistema Interno de Información de niba.
Si en algún momento fuera necesario actualizar el contenido de este aviso para adaptarlo a cambios normativos, organizativos o de cualquier otra naturaleza, te informaremos oportunamente para que puedas conocer en todo momento cómo protegemos y tratamos tu información.
¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?
El responsable del tratamiento es Fastlight, S.L. (niba), con la que mantienes una relación laboral o contractual, o trabajes para una empresa que colabora o presta servicios a niba, o cuando los hechos objeto de tu consulta o comunicación estén relacionados con nuestra actividad.
Utilizaremos tus datos personales únicamente para gestionar y tramitar las consultas o comunicaciones recibidas a través del Sistema Interno de Información, así como para dar cumplimiento a nuestro Sistema de Gobernanza, Ética y Cumplimiento y a las obligaciones legales que resulten aplicables.
Si tienes cualquier duda sobre cómo tratamos tus datos personales o sobre el ejercicio de tus derechos en materia de protección de datos, puedes contactar con nuestro Delegado de Protección de Datos a través de la dirección de correo electrónico dpd@niba.es .
¿Qué datos personales tratamos y cómo los obtenemos?
Sólo trataremos los datos personales que resulten necesarios para gestionar tu consulta o comunicación. Esta información será la que nos facilites directamente a través del formulario del Sistema Interno de Información y se limitará a la estrictamente necesaria para cumplir las finalidades descritas en este aviso.
¿Con qué finalidad tratamos tus datos?
La información que nos facilites a través del Sistema Interno de Información será utilizada exclusivamente para analizar, gestionar y dar respuesta a tu consulta o comunicación, así como para llevar a cabo las actuaciones de revisión o investigación que, en su caso, resulten necesarias.
¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de tus datos?
La base legal La base que nos permite tratar tus datos personales dependerá del tipo de comunicación que nos traslades a través del Sistema Interno de Información:
- El cumplimiento de una obligación legal, cuando la comunicación se refiera a acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la normativa de protección de las personas informantes o de cualquier otra disposición legal que resulte aplicable.
- El cumplimiento de una misión realizada en interés público, cuando los hechos comunicados puedan estar relacionados con posibles incumplimientos normativos o con conductas contrarias a la legislación general o sectorial aplicable.
- El interés legítimo de niba, para prevenir, detectar e investigar conductas que puedan resultar contrarias a nuestros principios éticos, políticas internas o normas de actuación corporativa. Este interés legítimo nos permite promover una cultura de integridad, responsabilidad y cumplimiento, así como asegurar que nuestra actividad y la de las personas que colaboran con nosotros se desarrollen de acuerdo con la normativa vigente y con los valores que forman parte de nuestro modelo de gobernanza y cumplimiento.
¿Durante cuánto tiempo conservamos tus datos?
Conservaremos tus datos personales únicamente durante el tiempo necesario para gestionar adecuadamente tu consulta o comunicación y para cumplir con las obligaciones legales que resulten aplicables.
En el caso de las consultas, los datos facilitados se conservarán durante un plazo máximo de dos años desde su recepción.
Cuando se trate de una comunicación o información sobre una posible irregularidad, los datos personales se conservarán inicialmente durante un plazo máximo de tres meses desde su recepción. No obstante, si de su análisis se deriva la apertura de una investigación o la adopción de actuaciones adicionales, los datos podrán seguir siendo tratados hasta la finalización de dichas actuaciones y del correspondiente expediente.
Si durante la gestión de la comunicación se comprobara que la información aportada es manifiestamente inexacta o no veraz, procederemos a su supresión tan pronto como dicha circunstancia quede acreditada. Esta regla no será de aplicación cuando la propia información pueda resultar relevante para la investigación de un posible ilícito o para el ejercicio, formulación o defensa de reclamaciones, en cuyo caso podrá conservarse durante el tiempo necesario para atender dichas finalidades.
Asimismo, podremos conservar determinada información cuando resulte necesario para acreditar el correcto funcionamiento y la eficacia de nuestro Sistema Interno de Información, de nuestros procedimientos de cumplimiento normativo o para dar respuesta a requerimientos de autoridades competentes.
Una vez finalizados los plazos de conservación aplicables, los datos quedarán debidamente bloqueados y únicamente estarán disponibles para atender posibles responsabilidades legales o requerimientos de autoridades competentes durante los plazos de prescripción legalmente establecidos.
No obstante lo anterior, aquellas comunicaciones que no den lugar a actuaciones de investigación o seguimiento serán eliminadas una vez dejen de ser necesarias para la finalidad para la que fueron recabadas.
La eliminación de los datos del Sistema Interno de Información no impedirá que puedan seguir siendo tratados por las áreas o departamentos competentes cuando resulte necesario para la gestión de procedimientos internos, la adopción de medidas disciplinarias, el cumplimiento de obligaciones legales o la tramitación de procedimientos administrativos o judiciales.
¿A quién se comunicarán tus datos?
Tu identidad tendrá carácter reservado y no será comunicada a las personas afectadas por los hechos objeto de la comunicación ni a terceros no autorizados.
Únicamente podrá revelarse cuando exista una obligación legal o un requerimiento de las autoridades competentes, incluyendo órganos judiciales, el Ministerio Fiscal o las autoridades administrativas con facultades de investigación, supervisión o sanción. Siempre que la normativa aplicable lo permita y dicha comunicación no comprometa la investigación o el procedimiento en curso, te informaremos previamente sobre dicha revelación y de los motivos que la justifican.
Para la correcta gestión del Sistema Interno de Información, determinados datos podrán ser accesibles por profesionales, empresas colaboradoras o proveedores de servicios que prestan apoyo a niba o al Grupo Iberdrola en ámbitos como el asesoramiento jurídico, el cumplimiento normativo, la gestión de investigaciones, los servicios tecnológicos o la administración de plataformas y sistemas.
El acceso por parte de estos terceros se realizará únicamente cuando sea necesario para el desempeño de sus funciones y siempre bajo las correspondientes garantías de confidencialidad y protección de datos, mediante la suscripción de los acuerdos y contratos exigidos por la normativa aplicable.
En aquellos casos en que, durante la prestación de los servicios, pueda producirse una transferencia internacional de datos, niba y, en su caso, las entidades del Grupo Iberdrola involucradas, velarán por que existan mecanismos y garantías adecuadas que aseguren un nivel de protección equivalente al exigido por la normativa europea de protección de datos.
Si deseas obtener más información sobre las medidas y garantías aplicadas al tratamiento de tus datos personales, puedes contactar en cualquier momento con nuestro Delegado de Protección de Datos a través de dpd@niba.es
¿Cuáles son tus derechos?
Tienes derecho a acceder a tus datos personales objeto de tratamiento, a ejercer, cuando proceda, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de los datos, de acuerdo con la normativa aplicable en materia de protección de datos.
Si deseas ejercer cualquiera de estos derechos o tienes alguna consulta relacionada con el tratamiento de tu información personal, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de los siguientes canales:
Correo electrónico del Delegado de Protección de Datos: dpd@niba.es
También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) o autoridad de control competente.